Совещания проходят лучше, когда бизнес-лидеры готовы признавать неприятную информацию, а не бегут от неё. Как показывают многочисленные исследования, руководители становятся жертвами когнитивных и организационных предубеждений, которые мешают принятию правильных решений. В данной статье посмотрим на оранизационные предупреждения и то, как проводить совещания более эффективно.
«Эффект страуса» как пример организационных предубеждений
Исследования указывают на организационное предубеждение, называемое «эффектом страуса», когда люди образно прячут голову в песок и избегают информации, которая, по их мнению, может быть неприятной. В частности, они могут игнорировать предоставленную им информацию. Одно исследование, например, описанное в журнале Social Science Research Network в 2005 году, показало, что инвесторы с большей вероятностью проверяли стоимость своих личных портфелей, когда рынки в целом росли, но с меньшей вероятностью делали это, когда рынки были плоскими или падали.
Особенно остро этот эффект проявляется во время совещаний: участники избегают трудных тем, чтобы чувствовать себя комфортнее. Но в итоге проблемы не решаются, так как каждая сторона остаётся при своём мнении. Такая позиция может сохранить уровень комфорта в комнате, но не обязательно приведёт к продуктивному деловому разговору. Например, как отмечает E.K. Rinaudo, по своему опыту работы в управленческом консалтинге в США: участники переговоров о совместном предприятии много кивали, но они, как правило, замалчивали проблемные области, оставляя их как открытые вопросы, к которым они никогда не возвращались. Независимо от того, насколько хорошо был подготовлен руководитель группы, старшие руководители в комнате твердо придерживались своих собственных представлений о том, почему партнерство не увенчалось успехом и что могло бы его улучшить.
Как побороть «эффект страуса» и повысить эффективность совещаний?
Как предлагают консультанты McKinsey, полезно фиксировать ход совещаний по такой схеме:
- составить план совещания;
- назначить ответственного, который будет вести записи и собирать обратную связь;
- по каждой теме зафиксировать высказанные позиции;
- довести резюме до всех участников;
- добиться от них подтверждения, что резюме соответствует их представлению о результатах дискуссии.
Сотрудник, отвечающий за запись, должен фиксировать всё сказанное на доске или через проектор, чтобы всем было видно. В конце обсуждения темы можно сделать паузу и резюмировать сказанное. Благодаря этому подходу у участников беседы появляется ответственность за то, как она идёт, и можно избежать недопонимания.
Вывод
Предложенный процесс повышения эффективности совещаний требует вовлечения всех участников. Простой и практичный способ по проверке зафиксированных итогов встречи накладывает ответственность на всех присутствующих и может снизить риск неправильного толкования во время деловых встреч.