В McKinsey поговорили с экспертом по коммуникациям и лауреатом премии «Эмми» Карин Рид о её книге «Suddenly Virtual: Making Remote Meetings Work». В книге, написанной вместе с Джозефом Алленом, Рид рассказывает, как сделать видеоконференции более осмысленными и продуктивнее в них участвовать. В данной статье поговорим об основных выводах книги.
Внимание аудитории имеет естественные ограничения
Многие передовые методы, позволяющие сделать встречи действительно эффективными, кажутся здравым смыслом, но они редко применяются на практике. И многие из этих вредных привычек усугубляются в виртуальном окружении. Видеозвонки не нужны, если они просто назначены с целью поделиться информацией. Эффективнее всего короткие встречи с чётко обозначенной целью. Вместо списка из десяти пунктов лучше выбрать два и решить всё за 20 минут.
Оптимальное число участников встречи
Важно определить, кто должен присутствовать на встрече. Оптимальное число участников встречи — от пяти до семи. Если участников больше, продуктивного диалога добиться крайне сложно. Важно следить за изображением и звуком: плохое качество связи, посторонние звуки или предметы отвлекают внимание и могут восприниматься как неуважение к собеседнику. Для выступающих сложно смотреть в камеру, а не на экран, но прямой зрительный контакт очень эффективен.
Крайне важно активно модерировать встречи
Часто слишком много времени тратится на высокопарные или ненужные слова, или участники не знают, когда их очередь выступать. Нужно следить за невербальными сигналами участников, обращаться к ним напрямую и давать слово. Можно искать невербальные сигналы, которые могут указывать на то, что кому-то есть что сказать. Если кто-то наклоняется к камере, это обычно означает, что он хочет что-то добавить. Если кто-то отключит звук, можно сказать: «Привет, Жюстин, похоже, тебе есть что сказать».
Функция чата — отличная функциональность для многих платформ, особенно если у вас большая встреча или вы имеете дело с глобальной командой. Мы должны начать переосмысливать то, что мы считаем участием. На большом видеовстрече может быть очень непросто набраться смелости и высказаться. Людям могло бы быть намного проще выразить свое участие в форме текста. Задача лидера состоит в том, чтобы взглянуть на этот чат и включить его в устную беседу.
Как подготовиться к виртуальной встрече?
Одна из ошибок, которые совершают люди, заключается в том, что они игнорируют то, как они появляются, когда говорят на веб-камеру. И есть пара вещей, на которые обязательно стоит обратить внимание. Если ваше лицо в тени или звук действительно плохой, это всё равно, что заставить кого-то позвонить вам, когда связь плохая.
- Фон и свет. Вы хотите быть уверены, что можете эффективно общаться в полном объёме. Прежде всего, убедитесь, что ваш фон не загроможден и не отвлекает. Убедитесь, что за вами нет ничего, что могло бы раскрыть о вас что-то такое, что вы не хотели бы раскрывать, но также потенциально могло бы отвлечь внимание. Все, что отвлекает, отвлечёт от вашего сообщения. Кроме этого, выражение лица очень важно для передачи вашего сообщения, поэтому убедитесь, что люди могут легко их прочитать.
- Звук. Запишите себя во время видеозвонка, чтобы вы могли слышать, как звучит ваш звук, или подключитесь к разговору с доверенным коллегой или другом, который расскажет вам, как вы говорите. Не полагайтесь только на встроенный микрофон вашего ноутбука. Часто у них нет четкого воспроизведения звука.
- Положение камеры. Обдумайте положение камеры: вы хотите, чтобы она находилась на уровне глаз. Часто люди используют веб-камеру, встроенную в их ноутбук, и держат её на столе, создавая впечатление, что вы смотрите вниз. Когда вы смотрите вниз, вы как будто смотрите на человека, с которым разговариваете. Мы бы никогда не сделали этого в разговоре лицом к лицу. Вы не хотите делать это в виртуальном окружении. Если вы используете ноутбук, поднимите его. Положите его на стопку книг или коробку. Если у вас есть внешняя веб-камера, прикрепите ее к штативу, а затем вы можете отрегулировать высоту в зависимости от того, что работает в вашем пространстве. А затем убедитесь, что вы находитесь в прямоугольной рамке, а это означает, что у вас есть немного места между макушкой головы и по обе стороны от плеч.
Будут ли виртуальные встречи популярны в будущем?
Все тенденции указывают на то, что в обозримом будущем мы будем в гибридной ситуации. Некоторым людям очень не терпится вернуться в обычный офис. Другие говорят: «Эта удалённая работа действительно работает для меня». Вы должны понять, как проводить гибридную встречу, где у вас есть три человека в совмещенном конференц-зале здесь, три человека в совмещенном конференц-зале там, а затем пять человек присоединяются к отдельной веб-камере. И задача ведущего встречи — выяснить, как заставить всех поговорить друг с другом.
Подписывайтесь на канал AlfaProExpert, чтобы узнать больше о карьере, заработных платах, лучших работодателях, прохождении интервью, поступлению в ВУЗ, образовании известных людей, лучших университетах и многом другом.